Cách viết email bằng tiếng Anh sao cho chuẩn? Đó là vấn đề mà nhiều người học tiếng anh cảm thấy lúng túng.
Hôm nay, tienganhduhoc.vn xin giới thiệu Mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết để giúp các bạn nắm vững và tự tin khi viết mail tiếng anh cho đối tác hay đồng nghiệp nhé!
Cách viết email bằng tiếng Anh không khó nếu bạn nắm vững cấu trúc, mục đích sử dụng!
Bài viết liên quan nhất được quan tâm: Cover letter là gì? Cách viết cover letter bằng tiếng Anh chuẩn hay Cách viết personal statement – hướng dẫn kinh nghiệm mẫu nổi bật Những câu giao tiếp tiếng anh cơ bản bắt buộc ai cũng cần biết
1. Viết email bằng tiếng Anh để làm gì
Trước khi đào sâu về cách viết email bằng tiếng Anh, hãy cùng tìm hiểu mục đích viết email bằng tiếng anh để làm gì nhé!
Viết email bằng tiếng việt không quá khó nhưng nếu làm việc với các đối tác nước ngoài, bạn phải thành thục cách viết email bằng tiếng Anh để giao tiếp hiệu quả: phản hồi, chào hàng, đàm phán giá cả, hẹn giờ họp,…
Hoặc chỉ đơn giản là để trao đổi với bạn bè quốc tế hay các tổ chức nước ngoài về học bổng, du học.
Nếu muốn tìm hiểu về tiếng anh và thông tin du học đầy đủ, mời bạn đến với tandaiduong.edu.vn
Trên đây chỉ là một số trường hợp phổ biến minh họa cho cách viết email bằng tiếng Anh.
Lưu ý rằng văn phong trong cách viết email bằng tiếng Anh sẽ khác nhiều so với tiếng việt!
Để hiểu rõ hơn, mời bạn đọc tiếp cách viết email bằng tiếng Anh gồm cấu trúc thông dụng cho từng tình huống và sách hướng dẫn chi tiết.
2. Cách viết email bằng tiếng Anh
2.1. Cấu trúc của một Email thông thường
- Greeting (Chào hỏi)
- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
- Introduction (Giới thiệu)
- Main point (Nội dung chính)
- Concluding sentence (Kết thúc email)
- Signing off
2.1.1. Greeting (chào hỏi)
Để nắm vững cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn thì các bạn phải viết greeting (chào hỏi) tốt và chuẩn.
Đây là phần đơn giản nhất trong cách viết email bằng tiếng Anh, tuy nhiên cũng cần lưu ý về cách xưng hô chào hỏi lịch sự, nên dùng: Mr, Mrs, hay Ms…
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ví dụ: Dear Mrs. Kook
- Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận).
- Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
- Thank you for your email on March 1st.
- It was my pleasure meeting you at the conference last week.
Bạn có thể dùng tên riêng nếu viết cho mối quan hệ thân mật hơn như bạn bè.
Ví dụ: Hi Johnny, Dear Johnny….
Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận, dùng: To whom it may concern/ Dear Sir/Madam.
2.1.2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
Cách viết email bằng tiếng anh lịch sự thì không thể bỏ qua opening comment để hỏi thăm sức khỏe người nhận.
- How are you?
- How are things?
Cách viết email bằng tiếng anh lịch sự để mở đầu là những câu chúc:
- I hope you are doing well. (Hy vọng anh vẫn khỏe).
- I hope you have a nice day. (Hy vọng là anh có một ngày vui vẻ.)
Nếu là thư trả lời thì mở đầu với “thanks”, cụ thể:
- Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết:
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
- Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó:
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).
Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).
2.1.3. Introduction (Giới thiệu)
Phần tiếp theo của cách viết email bằng tiếng anh là Introduction: nêu ngắn gọn mục đích viết email.
Cấu trúc: I am writing to + complain/ clarify/ explain/ confirm/ apologize/ require about/ reference to…
Lưu ý đối với cách viết email bằng tiếng anh văn phong lịch sự, trang trọng không dùng I’m và không dùng từ viết tắt.
- I am writing to ask for the information about the English webinar. (Tôi viết email này để yêu cầu quý khách cung cấp thông tin về hội thảo tiếng Anh.)
- I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
- I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….)
Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”.
Nếu không cần trang trọng, có thể dùng “I just want to…”
Xem thêm: Mẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn
2.1.4. Main point (Nội dung chính)
Viết main point chuẩn chỉnh, rõ ràng, súc tích là một trong những điểu cần lưu ý trong cách viết email bằng tiếng anh.
Các mẫu câu email bằng tiếng anh dùng cho việc thông báo các tin tức không vui vẻ:
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- After careful consideration we have decided… (Sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
- I am writing in reply to your letter of 20 March regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 20 tháng 3 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của anh/ chị)
Hi vọng Cách viết email học tốt ngữ pháp tiếng Anh
Ngoài ra, Xem ngay khóa học luyện thi IELTS uy tín tại TPHCM
Tặng ngay Voucher học phí khi NHẬN TƯ VẤN tại Tienganhduhoc.vn
Còn muốn nhắc lại những việc đã trao đổi, bàn bạc trước đó hãy dùng các mẫu email:
- Further to our conversation, I am pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding/ Concerning/ With regards to … (Về vấn đề liên quan đến…)
- As you told me,… (Như ngài đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như ngài đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì ngài đã viết cho tôi…)
Cách viết email bằng tiếng anh lịch sử không thể thiếu các câu sau:
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biết về…)
- I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)
2.1.5. Concluding sentence (Kết thúc email)
Cùng học cách viết email bằng tiếng anh chuẩn với các concluding sentence để kết thúc email thông dụng sau:
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu quý ngài có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
Nên nhắc người nhận liên hệ với mình sau email này là một cách viết email bằng tiếng anh tinh tế:
- If you would like any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu ngài cần thêm thông tin nhé).
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ quý khách.)
- Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi quý ngài có thể).
- Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
- Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
Bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, thì kết thúc bằng: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư).
2.1.6. Signing off
Phần cuối cùng của cách viết email bằng tiếng anh là “signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng:
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Trường hợp trang trọng:
- Best regards,
- Warm regards,
3. Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
- Trình bày lý do viết email
Cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chỉnh không thể thiếu dòng nêu mục đích viết email súc tích, rõ ràng.
- I am writing to you on behalf of… (Tôi thay mặt…viết email này để…)
- Further to…/ With reference to… (Liên quan đến việc…)
- Might I take a moment of your time to… (Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác).
- I am writing to you regarding…/ in connection with… (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)
- Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
Cách viết email bằng tiếng anh trong thương mại đòi hỏi tính chuyên nghiệp, lịch sự cao trong lời đề nghị, yêu cầu:
- Would you mind…? / Would you be so kind as to…? (Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…)
- We are interested in…and we would like to… (Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…)
- I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… (Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…)
- We carefully consider…and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)
- Xin lỗi người nhận email
Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp để xin lỗi sau khi nhận phản hồi về sự cố với khách hàng, đối tác:
- We regret / are sorry to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
- Please accept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)
- We truly understand and apologize for…you are given due to… (Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…)
- I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation. (Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.)
- Đề cập đến tài liệu đính kèm
Cách viết email bằng tiếng anh trong thương mại đòi hỏi sự tinh tế, chu đáo nhắc nhở người nhận không bỏ qua những tài liệu đính kèm liên quan:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.)
- I am sending you…as an attachment. (Tôi đã đính kèm…)
- Can you please sign and return the attached contract by next Friday? (Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)
- Kết thúc email
Cách viết mail chuyên nghiệp trong thương mại thì không thể kết thúc bằng một lời chào đơn giản, phải nhắc người nhận giữ liên lạc:
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
- I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.)
- Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…)
4. Bài email mẫu bằng tiếng Anh
4.1. Template email mẫu về thư mang tính trang trọng
| Chào đầu thư | Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) |
| Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận) | |
| Bắt đầu viết thư | Thank you for your letter/ email about… Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà về… |
| Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều. | |
| I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for… Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… | |
| I am writing regarding your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn. | |
| I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on… Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về… | |
| Chuẩn bị kết thư | I look forward to hearing from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào. |
| I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. | |
| I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. | |
| Chào kết thư | Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”. |
| Yours sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”. | |
| Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng. |
4.2. Template email mẫu về thư thân mật
| Chào đầu thư | Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên |
| Dear + name Gửi + tên | |
| Hi there! Chào đằng ấy! | |
| Bắt đầu viết thư | Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! |
| Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã viết thư cho mình | |
| I am writing to tell you about… Mình viết để kể với bạn về… | |
| uess what? Bạn đoán được không? | |
| How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? | |
| I’m sorry I haven’t written for a while… Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… | |
| It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. | |
| Chuẩn bị kết thư | Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. |
| Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. | |
| I can not wait to meet up soon. |
4.3. Bài email mẫu
- Emails of invitation (thư mời)
Hi Ian,
We are holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we have had with the loss of customer data.
The meeting will take place next Thursday at 2 pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.
If there is anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards,
David Mitchell
IT Project Manager
- Formal email of complaint (thư phàn nàn)
Dear Mrs. Boswell,
I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and useless.
As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.
As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.
Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled to an explanation of why Peter Taylor has not answered my email and is refusing to replace the components.
Unless this issue is resolved promptly, then, unfortunately, we will be forced to take further action.
I expect an email from yourself by 5 pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.
Yours sincerely,
Craig Smith
EGO Production Director
5. Sách hướng dẫn viết email tiếng Anh
Sau đây, tienganhduhoc.vn xin giới thiệu bạn quyển sách “Đọc và Viết Thư Bằng Tiếng Anh” của tác giả Hoàng Phúc.
Sách giới thiệu cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chỉnh từ văn phong, cấu trúc trả lời thư yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận,…
Link tải sách ở đây: Tải sách cách viết mail bằng tiếng anh.
Trên đây là một số nội dung giúp bạn có được Mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết.
Mong rằng với những chia sẽ của tienganhduhoc.vn bạn sẽ viết được một email chỉn chu trong công việc và trao đổi với bạn bè, tổ chức nước ngoài nhé!
Hãy thương xuyên vận dụng các mẫu câu trong cách viết email bằng tiếng anh vào đời sống hằng ngày khi viết email cho đối tác các bạn nhé!
Vận dụng thành thạo các viết email bằng tiếng anh sẽ giúp bạn tự tin và kết nối nhiều cơ hội trong cuộc sống!
Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi các bài viết mới về từ vựng – mẫu câu tiếng anh để nâng trình tiếng anh lên nhé!
sao phần bài mẫu không hay sự dụng những gợi ý phần trên ạ