Tiếng Anh giao tiếp đối với người đi làm là yếu tố vô cùng quan trọng mà mỗi người cần trang bị. Để có thể xử lí được các tình huống bất ngờ trong giao tiếp, bài viết hôm nay tienganhduhoc.vn sẽ gửi đến các bạn bài viết tổng hợp tình huống giao tiếp tiếng anh công sở văn phòng. Các bạn hãy cùng theo dõi để học hỏi thêm kiến thức cho bản thân nhé.
1. Mẫu câu giao tiếp tiếng Anh thể hiện sự lắng nghe
Khi khiếu nại, khách hàng sẽ thường đang rất tức giận, thất vọng,… Do đó, bạn cần thể hiện sự lắng nghe chân thành và có trách nhiệm để lắng nghe lời khiếu nại của họ. Cụ thể bạn có thể dùng những từ sau:
- Uh-huh
- I understand (= Tôi hiểu)
- Yes, I see (= Vâng, tôi biết)
- Mmm
Sau đó, để hiểu chi tiết sự việc thì các bạn nên làm rõ chi tiết vấn đề mà khách hàng hoặc đối tác muốn khiếu nại với các mẫu câu:
- Could you tell me a little more about why/ how…? (= Bạn có thể nói rõ hơn về lý do tại sao/thế nào… được không?)
- Could you clarify what you mean when you say…? (=Bạn có thể làm rõ ý bạn muốn nói…?)
- I’d like to summarize the situation to make sure I understand everything correctly. (= Tôi muốn tóm tắt lại tình hình để đảm bảo tôi đang hiểu đúng vấn đề.)
- Can you tell me exactly what happened…? (= Bạn có thể nói với tôi chính xác những gì đã xảy ra không…?)
2. Mẫu câu hỏi tiếng Anh ở công sở thông dụng
- Where’s the photocopier/ marketing department/ typing clerk? (= Máy phô-tô/ Phòng marketing/ Nhân viên đánh máy ở đâu vậy?)
- Can I see the report? (= Cho tôi xem bản báo cáo được không?)
- Can I get a copy of this? (= Cho tôi một bản sao cùa cái này được không?)
- Can I get your help? (= Tôi có thể nhờ bạn một chút được không?)
- Do you need any help? (= Bạn có cần giúp gì không?)
- Excuse me, can I get in the room?/ May I come in? (= Xin lỗi, tôi vào phòng được không?)
- What time does the meeting start? (= Cuộc họp bắt đầu lúc mấy giờ vậy?)
- What time does the meeting finish? (= Cuộc họp kết thúc lúc mấy giờ vậy?)
- Which room is the meeting in? (= Cuộc họp diễn ra ở phòng nào vậy?)
- I missed the meeting. Is there anything new (important)?/ Can you fill me in? (=Tôi bỏ lỡ cuộc họp rồi. Có gì mới (quan trọng) không? Bạn có thể thông tin cho tôi được không?)
3. Câu thể hiện sự chỉ dẫn ở công sở
- The reception is on the second floor. (= Quầy tiếp tân nằm ở tầng 2.)
- This is the Accounting Department. (= Đây là phòng kế toán.)
- You can put the important documents in that shelf. (= Bạn có thể để những tài liệu quan trọng ở đó.)
- Mr. Jones is in the lobby. (= Ông Jones đang ở dưới sảnh.)
- The fax is on the table over there. (= Máy fax ở trên cái bàn đằng kia.)
4. Câu dùng để thông báo điều gì
- He’s not at the office today. (= Anh ấy không có ở cơ quan.)
- We’re going to have a new boss. (= Chúng ta sắp có một sếp mới.)
- He’s been promoted. (= Anh ấy vừa được thăng chức.)
- She’s resigned. (= Cô ấy xin nghỉ việc rồi.)
- There’s a meeting in this room. (= Trong phòng này đang họp.)
- Our manager is busy now. (= Quản lí của chúng tôi đang bận.)
- I can’t access the Internet. (= Tôi không truy cập vào mạng được.)
- Sorry, I can’t make it to the meeting today. (= Xin lỗi, hôm nay tôi không tham dự họp được.)
- You have a phone call. (= Bạn có cuộc gọi đến này.)
- The printer is jammed. (= Máy in bị kẹt giấy rồi.)
- There’s a problem with my computer. (= Có vấn đề gì đó với máy tính của tôi.)
- The elevator isn’t working/ The elevator is out of date. (= Thang máy bị hỏng rồi.)
5. Câu thể hiện sự hành động
- Let me talk with my manager to see what we can offer you to amend the situation. Would it be okay if I call you back in a few hours with a solution? (= Hãy để tôi nói với quản lý để xem chúng tôi có thể cung cấp cho bạn thế nào để giải quyết tình hình. Sẽ ổn chứ nếu tôi sẽ gọi lại bạn sau vài giờ và đưa ra giải pháp?)
- We will send a repair person immediately (or as soon as possible). Let me confirm your location. (= Chúng tôi sẽ đưa một người thợ sửa chữa tới ngay lập tức (càng sớm càng tốt). Hãy để tôi xác nhận địa chỉ của bạn)
- We’ll issue a refund immediately to resolve the issue. (= Chúng tôi sẽ hoàn tiền ngay lập tức để giải quyết vấn đề này.)
- Let me review this situation so I can identify the best solution. I will get back to you within 24 hours. (= Hãy để tôi xem xét lại tình hình để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Tôi sẽ liên hệ lại trong vòng 24 giờ.)
- Let me discuss this with my manager/supervisor and get back to you later today with a solution. (= Hãy để tôi thảo luận với quản lý/giám sát và trả lời bạn sau trong hôm nay với phương án giải quyết)
6. Câu giao tiếp tiếng Anh để xin lỗi
Đây là bước quan trọng, và khá khó, đòi hỏi bạn phải có vốn tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm thật khéo léo, thể hiện sự chân thành, chuyên nghiệp. Một số mẫu câu bạn có thể tham khảo như:
- I’m really sorry to hear that. I understand how difficult/frustrating/disappointing that would be. (= Tôi thành thật xin lỗi khi biết điều đó. Tôi hiểu được nó khó khăn/chán nản/thất vọng thế nào)
- I sincerely apologize. We would like to resolve the situation. (= Tôi chân thành xin lỗi. Chúng tôi sẽ giải quyết tình hình)
- I’m really sorry. We’re going to take care of it right away. (= Tôi chân thành xin lỗi. Chúng tôi sẽ xử lý vấn đề ngay bây giờ.)
- I apologize for the inconvenience/the problem. (= Tôi xin lỗi về sự bất tiện/vấn đề này)
- I’m terribly sorry. We will work to resolve the problem immediately. (= Tôi xin lỗi rất nhiều. Chúng tôi sẽ hành động để giải quyết vấn đề này ngay lập tức)
- I understand why you are upset/angry/frustrated. We are going to solve this as quickly as possible. (= Tôi hiểu tại sao bạn buồn/tức giận/chán nản như thế. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.)
- I’m sorry I can’t, because what would be against our store regulation.(= Xin lỗi tôi không thể, bởi vì như vậy sẽ trái với quy định của cửa hàng chúng tôi.)
- We’re sorry to have inconvenienced you (= Chúng tôi xin lỗi đã gây bất tiện cho anh)
- I have to apologize to you for our delay in shipment. (= Chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ của chuyến hàng)
- I apologize to you for our mistake (= Chúng tôi rất tiếc về những sai lầm này)
- We’re very sorry for any inconvenience this has caused you (= Chúng tôi rất tiếc về những phiền phức đã gây ra cho ông.)
- That’s totally unacceptable. (= Điều đó hoàn toàn không chấp nhận được.)
- It must have been very inconvenient for you. (= Nó hẳn là rất bất tiện cho ông/ bà.)
- You have my word that we will sort this out. (= Ông/ bà có lời khẳng định của tôi rằng chúng tôi sẽ sắp xếp việc này ạ.)
- And we could include some of our latest-edition imitation oranges to make up for the inconvenience.(= Và chúng tôi có thể gửi luôn một số mẫu cam giả mới nhất để bù đắp cho sự bất tiện này.)
- I promise you, it won’t happen again.(= Tôi hứa với ông/ bà, điều này sẽ không xảy ra lần nữa.)
- I’m sorry I can’t, because what would be against our store regulation (= Xin lỗi tôi không thể, bởi vì như vậy sẽ trái với quy định của cửa hàng chúng tôi.)
- I’m sorry we’ll refund you (= Xin lỗi, chúng tôi sẽ trả lại tiền cho anh.)
- We’re sorry to have inconvenienced you (= Chúng tôi xin lỗi đã gây bất tiện cho anh.)
- I’m sorry, miss, but this watch is beyond repair (= Xin lỗi cô nhưng chiếc đồng hồ này không thể sửa được.)
- I apologize to you for our mistake (= Chúng tôi rất tiếc về những sai lầm này.)
- We’re very sorry for any inconvenience this has caused you (= Chúng tôi rất tiếc về những phiền phức đã gây ra cho ông.)
- I have to apologize to you for our delay in shipment (= Chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ của chuyến hàng.)
- At any rate, it is our fault that we failed to make the shipment as we promised you in the contract (= Dù sao thì đó cũng là lỗi của chúng tôi vì đã không chuyển được hàng như đã hứa trong hợp đồng.)
- It is our mistake. I’m very sorry about that. We’ll take care of it right away (= Đó là lỗi của chúng tôi. Tôi rất tiếc về điều đó. Chúng tôi sẽ xử lý ngay lập tức.)
- I promise you we’ll never make similar mistake again in the future (= Tôi xin hứa chúng tôi sẽ không bao giờ mắc phải lỗi tương tự nữa.
- Can I help you? – Tôi có thể giúp gì ông?)
- We will contact you as soon as possible (= Chúng tôi sẽ liên lạc với anh ngay khi có thể)
- We would like to hear from you soon (= Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ anh sớm)
7. Từ chối một lời mời hoặc dự án với đối tác
- I have just received your email, but I’m sorry to inform that I don’t accept this project.(= Tôi vừa mới nhận được thư của anh, nhưng tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không chấp nhận dự án này.)
- I would love to, but I’ve got to do something else.(= Tôi rất thích, nhưng tôi bận việc khác mất rồi)
- Thanks for your offer, but my schedule is full (= Cảm ơn vì lời mời của bạn, nhưng lịch trình tôi kín rồi)
- Unfortunately now is not a good time (= Thật không may rằng bây giờ không phải lúc thích hợp)
- I appreciate the offer, but I was planning on having drinks with my co-workers (= Tôi đánh giá cao lời đề nghị nhưng tôi đã có dự định đi uống nước với bạn đồng nghiệp của tôi.)
8. Mẫu câu hứa đền bù sửa chữa
- Please be assured that we can make it. (= Chúng tôi cam đoan có thể tìm ra nguyên nhân.)
- You may exchange it for something of the same price.(- Bạn có thể đổi nó với món hàng khác đồng giá.)
- It’s our mistakes, we’ll take care of it right away (= Đó là lỗi của chúng tôi, chúng tôi sẽ giải quyết ngay.)
- I’ll pass on your complaint at once. (= Chúng tôi sẽ chuyển đơn khiếu nại của bạn đi ngay.)
- We’ll arrange for a trained technician to install it for you. (= Chúng tôi sẽ sắp xếp một kĩ thuật viên lành nghề đến lắp đặt nó cho bạn.)
- We propose to settle it on the basis of 50/50 (= Chúng tôi đề nghị giải quyết việc bồi thường trên cơ sở mỗi bên chia sẻ 1 nửa)
9. Mẫu hội thoại chi tiết xin lỗi khách hàng
- Tình huống: Mr Lime is not happy. He ordered grapefruit from Tip Top Trading, but he got pineapples. Time to say sorry! Anna has to apologise and sort everything out. How embarrassing! (= Ông Lime không vui. Ông ấy đặt bưởi của Tip Top Trading, nhưng ông ấy đã nhận được dứa. Đây là lúc để nói xin lỗi!, Anna phải xin lỗi và tháo gỡ mọi thứ một cách khéo léo. Thật khó xử!)
- Anna: Well Mr Lime, how can I help you? (= Vâng, ông Lime, tôi có thể giúp gì cho ông ạ?)
- Mr Lime: On Monday I was meant to receive 8,000 plastic grapefruit from Tip Top Trading. (= Hôm thứ Hai, tôi đặt hàng để nhận 8.000 bưởi nhựa từ Tip Top Trading.)
- Anna: Yes.
- Mr Lime: The delivery was made on Tuesday. (= Việc giao hàng đã được thực hiện vào thứ ba.)
- Anna: Oh dear. (=Dạ vâng.)
- Mr Lime: And instead of 8,000 plastic grapefruit, I got 800,000 plastic pineapples! (= Và thay vì 8.000 bưởi nhựa, tôi có 800.000 dứa nhựa!
- Anna: I’m really sorry to hear that, Mr Lime. (= Tôi rất tiếc khi nghe điều đó, thưa ông Lime.)
- Mr Lime: What on earth am I going to do with 800,000 plastic pineapples? 800,000 plastic pineapples! (= Tôi sẽ làm gì với 800.000 dứa nhựa? 800.000 dứa nhựa đó!)
- Anna: That’s totally unacceptable. (= Điều đó hoàn toàn không thể chấp nhận được ạ.)
- Mr Lime: I didn’t even have anywhere to put them – and pineapples are so much bigger than grapefruit! – Tôi thậm chí không có bất cứ nơi nào để đặt chúng – và dứa lớn hơn rất nhiều so với bưởi!)
- Anna: It must have been very inconvenient for you. – Nó hẳn rất bất tiện cho ông.)
- Mr Lime: It certainly was! When he took my order, your colleague Tom told me that Tip Top Trading was the most reliable firm in the industry! (= Chắc chắn rồi! Khi anh ấy nhận đơn đặt hàng của tôi, đồng nghiệp của cô, Tom đã nói với tôi rằng Tip Top Trading là công ty đáng tin cậy nhất trong ngành!)
- Anna: You have my word that we will sort this out. We’ll remove the pineapples and have your grapefruit sent via express delivery this afternoon. (= Bạn có lời khẳng định của tôi rằng chúng tôi sẽ sắp xếp việc này. Chúng tôi sẽ chuyển dứa đi và bưởi của ông được gửi qua chuyển phát nhanh chiều nay.)
- Mr Lime: Good. Thank you.
- Anna: And we could include some of our latest-edition imitation oranges to make up for the inconvenience. (= Và chúng tôi có thể gửi cùng với một số cam giả mẫu mới nhất để bù đắp cho sự bất tiện.)
- Mr Lime: Oh! Well, that would be nice!
- Anna: They’re made with revolutionary premium faux-orange, laser-curve definition technology… you will be the first to have them! (=Chúng được thực hiện với công nghệ xác định đường viền giả, màu cam, đường cong cao cấp mang tính cải tiến … ông sẽ là người đầu tiên có chúng ạ!)
- Mr Lime: Wow, now that’s good customer service! Tell me, do you have any other artificial fruits in this range? (= Wow, bây giờ dịch vụ khách hàng tốt thật! Nói cho tôi biết, cô có trái cây nhân tạo nào khác trong mảng này không?)
- Anna: Yes. Well, it’s a bit of a secret, but you’re a trusted client, so I think I can tell you… (= Vâng. Vâng, đó là một chút bí mật, nhưng ông là một khách hàng đáng tin cậy, vì vậy tôi nghĩ rằng tôi có thể cho ông biết …)
- Mr Lime: Go on…
- Anna: We’re about to unveil a new Imperial Lemon.(= Chúng tôi sắp ra mắt một loại chanh Hoàng gia mới.)
- Mr Lime: Really?
- Anna: I can’t tell you any more for now. But… (= Tôi không thể nói cho ông biết thêm nữa. Nhưng…)
- Mr Lime: Yes…
- Anna: Maybe we could present it to you more formally in a couple of weeks, when it’s ready for release…? (= Có lẽ chúng tôi có thể giới thiệu nó với ông một cách chính thức hơn trong một vài tuần, khi nó đã sẵn sàng để tung ra thị trường …?)
- Mr Lime: Sounds perfect.
- Anna: You would be the first to see it!(= Ông sẽ là người đầu tiên nhìn thấy nó!)
- Mr Lime: Excellent. Thank you, er… Anna, isn’t it? (= Xuất sắc. Cảm ơn, er … Anna, phải không?)
- Anna: Yes.
- Mr Lime: A very pretty name. (= Một cái tên rất đẹp.)
- Anna: Thanks. It’s spelled the same forwards and backwards. (= Cảm ơn ông. Nó được đánh vần xuôi ngược đều như nhau.)
- Mr Lime: Is it really? (= Thật sao?)
- Anna: Anyway, Mr Lime, we’ll fix this grapefruit problem for you, and I promise you, it won’t happen again. (= Dù sao thì, ông Lime, chúng tôi sẽ khắc phục vấn đề bưởi này cho bạn ông, và tôi hứa với ông, nó sẽ không xảy ra nữa.)
- Mr Lime: Good, good. You’re new here, aren’t you Anna? (= Tốt tốt. Cô mới làm ở đây, phải không Anna?)
- Anna: Yes.
- Mr Lime: Well, I look forward to working with you. (= Ồ, tôi rất mong được làm việc với cô đấy)
10. Mẫu hội thoại tiếng Anh tình huống giải quyết khiếu nại
- A: Hello, may I help you? (= Xin chào, tôi có thể giúp gì cho anh?)
- B: I’d like to make a complaint about my holiday in Da Nang last week (= Tôi muốn khiếu nại về kỳ nghỉ của tôi ở Đà Nẵng tuần trước)
- A: Hmm I’m sorry to hear that. Could you tell me a little more about why you say that? (= Hmm tôi rất rất tiếc về điều đó. Anh có thể nói rõ hơn tại sao lại như vậy?)
- B: Firstly, we had to wait the car taking us to the hotel for over 1 hours. When arriving, our room hadn’t been cleaned. (Đầu tiên, chúng tôi phải đợi xe đến đón tới khách sạn hơn 1 tiếng. Khi tới nơi, chúng tôi phát hiện ra phòng ở của mình không được dọn dẹp.)
- A: Did you complain to the hotel staff? ( Anh đã phàn nàn với nhân viên khách sạn chưa?)
- B: Of course, but the staff do not settle anything. Moreover, the people in the room above sounded like they were having all-night parties, every night. I demanded another room but the receptionist told me the hotel was full (Dĩ nhiên, nhưng nhân viên không xử lý gì cả. Hơn nữa, mọi người ở phòng trên có vẻ như họ đang tổ chức một bữa tiệc tối, tất cả các tối. Tôi đã đề nghị phòng khác nhưng lễ tân bảo với tôi là khách sạn đã hết phòng.)
- A: Oh, I see – Oh, tôi hiểu.
- B: All the food in the hotel restaurant was awful. It was so bad we had to eat out all the time despite having paid for meals in the price of our holiday (Tất cả thức ăn trong nhà hàng tại khách sạn này đều tệ. Nó quá tệ, chúng tôi đều phải ăn ở ngoài mặc dù đã bao gồm phí trong chuyến đi này.)
- A: Let me talk with my manager to see what we can offer you to amend the situation. Would it be okay if I call you back in a few hours with a solution? (Hãy để tôi nói với quản lý để xem chúng tôi có thể cung cấp cho anh thế nào để giải quyết tình hình. Sẽ ổn chứ nếu tôi sẽ gọi lại anh sau vài giờ và đưa ra giải pháp?)
- B: I need a reasonable compensation as soon as possible. (Tôi cần sự đền bù hợp lý càng sớm càng tốt).
- A: Yes, let me review this situation so I can identify the best solution. I will get back to you within 24 hours. (Hãy để tôi xem xét lại tình hình để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Tôi sẽ liên hệ lại trong vòng 24 giờ.
- B: Thank you. (Cảm ơn bạn)
11. Một số từ vựng cần nhớ khi giải quyết khiếu nại bằng tiếng Anh
- complaint (n) /kəmˈpleɪnt/: lời phàn nàn, đơn khiếu nại
- negotiation (n) /nɪˌgəʊʃiˈeɪʃən/: sự đàm phán
- legal (a) /ˈligəl/: hợp pháp
- arbitration (n) /,ɑ:bi’trei∫n/: cuộc phân xử
- inspection (n) /ĭn-spĕk’shən/: sự kiểm tra
- dealing (n) /’di:liɳ/: giải quyết
- settle (v) /ˈsɛtl/: giải quyết
- mediation (n) /ˌmidiˈeɪʃən/: sự hòa giải
- dispute (n) /dis’pju:t/: tranh chấp, tranh luận
- guarantee (n) /ˌgærənˈti/: sự đảm bảo, cam đoan
- compensation (n) /¸kɔmpen´seiʃən/: bồi thường
- claim (v) /kleim/: đòi hỏi, khiếu nại
- assure (v) /ə´ʃuə/: đảm bảo
- responsible (a) /ri’spɔnsəbl/: chịu trách nhiệm
Nếu bạn đang mãi loay hoay tìm kiếm một công việc làm tốt, hoặc nếu đã có công việc, thì tienganhduhoc.vn vẫn tin rằng bài viết trên là vô cùng hữu ích đối với mọi người.
Trên đây là một số mẫu câu thông dụng, tình huống giải quyết tranh chấp bằng Mẫu câu giao tiếp tiếng anh công sở. Do đó, hãy dành chút thời gian mỗi ngày để cố gắng trau dồi thêm kiến thức nhé.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ cố gắng giải đáp sớm nhất có thể cho các bạn.
